Ця сторінка присвячена візуальному оформленню листів, які створюються в Національному агентстві. Дотримання цих правил сприятиме уніфікації візуального оформлення усіх документів, які виходять з агентства.
Однак, про всяк випадок, нижче подані ті правила і конвенції, які ми використовуємо для оформлення листів.
Для оформлення усіх елементів листа використовується шрифт Times New Roman, кегль 12 або 14 (крім відомостей про виконавця – використовується кегль 10).
Береги документа – ліве 3,0 см, верхнє, нижнє 2,0 см, праве 1,0 см
Для позначення дати використовується форма – словесно-цифрова або цифрова за наступним зразком:
12 березня 2020 р.
02.05.2023
Посилання на реквізити документа відбувається у такій послідовності: тип документа, найменування установи, дата, номер наприклад:
лист Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти від 18 березня 2020 р. № 876
наказ від 05 квітня 2020 р. № 8-К «Про відрядження»
якщо у документа немає одного з реквізитів - він не зазначається, або щодо номера – можна зазначати б/н (або можна не зазначати взагалі)
запит від 18 квітня 2020 р. б/н
службова записка від 9 червня 2020 р.
Найменування адресата має відступ від лівого берега у 9 см з вирівнюванням по лівій стороні.
Назва адресата та адреса друкуються напівжирним
Найменування адресата – фізичної особи зазначається повністю ПРІЗВИЩЕ у давальному відмінку (кому), а найменування організації – у називному (хто).
Для фізичних осіб використовуємо скорочене звертання пан/пані – «п.» (не виділяється напівжирним)
Поштова адреса зазначається у такому порядку: вулиця та номер будинку, місто, район, область, індекс.
Зразки оформлення реквізита адресат:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Рога і Копита»
вул. Туполєва, 66, м. Київ, 03011
або
Івану ІВАНОВУ
вул. Перемоги, 5, кв. 18,м. Фастів
Київська обл., 08112
Якщо лист має бути відправлений електронною поштою, то зазначається лише відповідна електронна адреса:
Івану ІВАНОВУ
mail@gmail.com
Якщо лист адресується до органів державної влади (ВРУ, міністерств тощо), адреса не зазначається.
Міністерство освіти і науки України
Верховна Рада України
Якщо адресатів декілька, то вони відділяються один від одного одним пустим рядком.
Заголовок листа розкриває його короткий зміст і формулюється фразою «Про …» або «Щодо …».
Заголовок відділяється від адресата одним пустим рядком. Заголовок друкується з відступом 0 см (одразу з лівого берега), наприклад:
Щодо надання роз’яснення
або
Про розгляд звернення
Заголовок, як правило, не має бути довшим за 8 см. Якщо заголовок довший, він розбиваєтсья на декілька рядків:
Щодо окремих питань, пов’язаних з розглядом
справ галузевими експертними радами
Текст листа відділяється від заголовку одним пустим рядком.
Інтервал між абзацами – одинарний, а між рядками – 1,0 - 1,15.
Відступ для абзацу становить 1 см.
Для логічних акцентів всередині тексту можна використовувати курсив або підкреслення.
За потреби можна використовувати нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+пробіл)
Якщо лист містить звертання, то воно друкується перед текстом по центру напівжирним шрифтом, наприклад:
Шановний пане Андрію!
Для звертань використовуємо такі форми:
Шановний пане Андрію!
Шановна пані Ганно!
Шановний пане Прем’єр-міністре!
Шановна пані ректоре!
(2) «Шановний пане/Шановна пані» та власне ім’я:
Шановний пане Денисе!
Шановна пані Любомиро!
Інформація про наявність додатків відділяється від основного тексту одним пустим рядком.
Інформація про додатки друкується з відступом 0 см (одразу з лівого берега).
Правила зазначення інформації про додатки:
1.1. якщо додаток лише один:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим
1.2. якщо додатків декілька:
Додатки: згадане на 5 арк. в 1 прим.
2.1. якщо додаток лише один – зазначається тип документа і реквізити:
Додаток: копія листа від 12 березня 2020 р. № 876 на 2 арк. в 1 прим.
2.2. якщо додатків декілька:
Додатки:
- Копія листа від 12 березня 2020 р. № 876 на 2 арк. в 1 прим.
- Копія наказу від 13 березня 2020 р. № 87-К на 1 арк. в 1 прим.
Додаток: копія листа від 12 березня 2020 р. № 876 і додатків до нього, усього на 8 арк. в 1 прим.
Додаток: копія листа від 12 березня 2020 р. № 876 на 2 арк. в 1 прим.на першу адресу
Якщо разом з листом як додаток надсилається не оригінал документа, а його копія (паперова чи сканована) то у назві додатку має обов’язково зазначатися про те, що це копія (див. у зразках вище).
Підпис відділяється від рядка «додатки» (за наявності) або основного тексту двома пустими рядками.
Підпис друкується напівжирним з відступом 0 см (з лівого берега) і містить назву посади, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ (прізвище друкується великими літерами).
Для власного імені та ПРІЗВИЩА використовується відступ 12,5 см від лівого берега (крім випадку, коли прізвище не вміщається повністю – тоді можна використати відступ 10,5 см).
Голова [проміжок] Андрій БУТЕНКО
Т.в.о. Голови [проміжок] Олена ЄРЕМЕНКО
Назва органу (Національне агентство) у назві посади не зазначається.
Інформація про виконавця відділяється від підпису одним пустим рядком, друкується з відступом 0 см (з лівого берега) і шрифтом 10 кегля. Містить інформацію про прізвище, ім’я виконавця та (з нового рядка) корпоративну електронну адресу.
Телефон виконавця не зазначається.
Наприклад:
Ганна Денискіна
gdenyskina@naqa.gov.ua
Якщо виконавців декілька, то зазначаються відповідно усі виконавці через один пустий рядок:
Ганна Денискіна
gdenyskina@naqa.gov.uaЛариса Руда
lruda@naqa.gov.ua
Додатки до листа, які не є самостійними документами, позначаються відповідним грифом з відступом 10 см:
Додаток
до листа Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти
від _________________ № _____
Якщо додатків більше двох, то вони нумеруються без використання символа №:
Додаток 2
до листа Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти
від _________________ № _____
Усі додатки оформлюються з нової сторінки.